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行政统筹管理技能提升
领导力学院 行政统筹管理 开课时间:2023-02-08
王晓珑


讲师介绍


王老师

公文写作专家

DISC认证讲师/测评师

厦门人才中心特约讲师

16年知名跨国企业员工管理与培训经验

厦门大学外文系英语专业学士(能双语授课)

曾任:柯达(中国)行政主任、总经理秘书

曾任:林德(中国)总裁办公室主任、资深讲师,获“最佳讲师”称号

长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师

王老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司,分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务,精通大型会议、活动策划及组织工作;掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动,熟悉行政管理制度和程序,熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合,独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《妙笔生花--实用公文写作》等一系列课程,能单独进行英语授课,专注于公文写作、新闻写作等方面培训,在外累计培训场次达150多场,课程满意度高达95%以上,累计培训过4000余名企业员工。


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课程内容


课程描述


想成为上司的得力助手,却不知如何才能做得优秀?看着上司每日繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知如何下手?面对上司,却不知自己在他心目中的价值是多少?辅助上司的工作,很多时候不知道如何去行使“权力”?遇到跨部门的沟通、协调问题,总是困难重重?整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,如何让行政管理工作更有效率?想快速提升行政管理能力,却苦于没有专项的培训课程?为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过两天的集中训练,全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力。


学员获益


1.明确行政管理必须掌握的各项专业知识

2.提升公文写作方法与技巧

3.策划和组织大型会议与活动

4.更有效益地进行时间管理

5.了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力、

6.企业文化建设的流程和方法

7.正确管理情绪与排解压力


授课方式


启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练


授课对象


有工作经验的行政管理人员


课程大纲


第一章:行政统筹管理的定位

1.什么是行政?

2.行政的5大职能

3.行政管理工作的特点 — 协与调的艺术

4.重新认识行政管理工作内容

5.基层、中层、高层行政管理工作的重点

6.行政岗位的服务意识

A. 有没有服务意识--服务就是为别人工作!

B. 有没有正确的服务意识--自知之明、善解人意、无微不至、不厌其烦

 

第二章:行政统筹综合管理

1.办公室管理制度的建立与推行

A.大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别

B.如何制定具体的管理制度:5大要素

案例:《固定资产管理制度》

2.办公室环境管理

A.办公环境要素:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

B.5S管理

互动:《现场5S管理》

C.办公室布置原则:规范与美观的平衡

案例:《这样的办公室,能做得更好些吗?》

3.办公文档、办公设施与日常用品的管理

A.不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等

B.办公设备和公共设施的日常管理

C.文具等办公用品的采购和预算

D.固定资产管理

4. 后勤岗位员工创新管理

难有亮点却容易有纰漏的工作节点:前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志

5.公共关系管理

A.如何与媒体共舞:自媒体、网络媒体下的新变化

B.如何与政府沟通:八项规定和六项禁令后

C.面对突发公关事件的软处理与硬处理

 

第三章:企业实用公文写作

1.公文写作概述

A.公文的类别和行文关系

B.公文写作四大原则

C.公文写作六大步骤

a. 制定行动目标:主动目标与被动目标

b. 决定正式程度:公文正式程度由什么来体现?

c. 设定总体风格:公文的游说矩阵

d. 选择层次结构:连贯式、并列式、分析问题式等

e. 列出大纲:提纲法和辐射法

f. 撰写初稿

D.公文写作的规范:格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等

案例:《常见错误解析》

2.企业常用公文的写作

8类不同公文的性质和作用

A.通知:《国务院通知》 

B.请示与报告:相同与不同之处

C.批复:具体的答复意见

D.函:邀请函、感谢函、复函等

E.会议纪要:详细与摘要式记录

F.工作总结:《外商协会工作总结》的巧妙之处

G.工作计划:目标的重要性

H.演讲稿:开头、主体和结尾

 

第四章:有效的会议/活动管理

1.导致会议低效的原因

A.企业会议常见的问题:参而不议,议而不决,决而不行,行而无果

B.原因如下:认识不到,重视不够,准备不足,组织不好,技巧不佳,落实不力

2.高效会议前的准备工作

A.是否需要开会?

案例:生产车间着火了要开什么会?

B.准备工作的重要性

a.会议准备的5W1H

b.会议准备内容核对单

c.会场布置的准备

d.主持人的4个准备工作

3. 成功会议中的五大策略

A.如何做开场白

情景模拟:主持人的开场白

B.如何分配发言时间

C.如何掌握议事进度

D.如何达成会议决策

a.彼德·德鲁克决策法

b.4种群体决策:权威、少数服从多数、共识、无异议

c.4种团队决策法

案例分析:《工艺重组的讨论会》

E.如何圆满结束会议

4、如何成为优秀的会议主持人

A.把控好会议的三个阶段

a.开始阶段 – 热身

b.进行阶段 – 热炒

c.收尾阶段 – 热心

B.如何应对会议中发生的意外

5、会议记录与会后跟进

A.会议记录者的功能和胜任条件

B.对会议记录的建议和归档

C.如何进行会后跟进

D.自我评定

E.如何提高下次会议质量

 

第五章 时间管理与行政管理

测试:《你对时间的掌控程度》

1.如何理解时间?

2.时间的四大特性

3.4代时间管理理论

4.时间管理的本质是—自我管理!

5.时间杀手在哪里

案例:《任经理为什么时间不够用?》

6.时间管理的原则

A.帕累托原则(80、20法则)

B.优先矩阵原则

C.优先矩阵的陷阱与时间分配

7.行政管理中,对效益而言,效能、效率和勤恳哪个更重要?

A.关注效能,要事第一

B.关注效率,一次做对

C.关注勤恳,目标牵引

8.时间管理的具体实施

A.设定事项清单(设定目标)

B.排定优先顺序(来源于长期目标!)

C.时间安排(再次设定完成期限)

D.具体实施(提高效率)

E.效果检视(每晚回顾)

练习:《下周的行政工作安排》

 

第六章:行政工作中的沟通技巧

1、DISC沟通风格及其优势和局限

诊断测试:《我是哪种沟通风格?》  

A.DISC之D型:驾驭型/老虎型

B.DISC之I型:表达型/孔雀型

C.DISC之S型:亲和型/考拉型

D.DISC之C型:分析型/猫头鹰型

案例:《在期限内发送重要文件》

2、分析及总结四种风格沟通策略

小组讨论:《如何与不同风格的人沟通》

 

第七章:企业文化建设

1.企业文化的定义

C.传承性与同化性

案例:《孝道文化和麻将文化》

D.企业文化的作用:不管理!

2.企业文化的源头

C.高效激励的结果

D.激励的基本原则

e.黑白分明

f.奖惩及时

g.正反对称

3. 企业文化建设的核心

F.激励的不对称性

G.激励的方法

讨论:《如何建立我们的企业文化》

4、企业文化建设的步骤与方法

C.筹备:从核心价值观到企业文化

D.启动大会:从企业文化到员工行为准则

工具:企业文化宣传片、员工卡、海报、屏保、公众号等

E.年度系列活动:

文化论坛/研讨会、团队活动、文化快讯、价值观考核、文化之星评选

案例:《林德中国企业文化启动》

5、持续推进企业文化

F.回顾与展望

G.活动评估:《全员问卷调查》

H.年度文化主题

案例:《林德中国企业文化推进大会》

 

第八章:情绪与压力管理

1、 如何处理工作上的负面情绪

A.愤怒管理的秘诀

B.如何管理压力

2、遇到挫折,如何自我激励

A. 如何建立乐观思维

情景练习:《乐观三部曲》

B. 心情愉快的行政人员带来高效团队业绩


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