第一讲:认知篇-什么是档案管理
思考1:什么是档案?
导入:
1、中国古代的档案管理
现代企业的档案管理
一、档案的种类
1.按来源分为2类
2.按内容分为3类
3.按形成进间分2类
4.按档案载体分为4类
思考2:为什么要做档案管理
二、档案管理的六个原则
三、档案管理的趋势分析
1、电子化利用
2、信息集成化
3、数字档案馆
第二讲:实战篇-档案的收集
讨论4:目前公司的档案管理是怎么做的
思考4:在收集阶段,主要收集哪些材料,收集的标准是什么?
一、档案收集的两个渠道
1、内部收集
2、外部收集
二、档案收集的三个范围
1、管理文件
◆ 管理文件包括4个方面
思考5:管理类文件主要有哪些?
2、科技文件:5个特点及5种类型
思考6:科技类文件有哪些?有什么特点?
3、其他文件
思考7:除了以上,公司还有哪些文件?
三、档案的鉴定与归档
1、档案管理员要重新审查其价值性
2、确定哪些材料有保存价值,应该归档
讨论5:您所在的部门哪些岗位是有价值的,您是怎么归档的?
对不需归档的文件要进行剔除
讨论6:针对不需要的文件您是如何处理的?
档案归档的时间管理
1.管理性文件的归档要求
2.科技性文件的归档要求
3.财务类文件的归档要求
表单1:档案移交目录
表单2:会计档案移交清单
思考8:什么是电子文件
4.电子文件的归档要求
表单3:电子文件登记归档
表单4:电子档案移交与接收登记表
小组互动1:企业档案收集过程中有哪些材料要重点收集?
第三讲:实战篇-档案的整理立卷
一.档案整理的6个环节
1.区分全宗
2.全宗内档案分类
3.编目
4.立卷
5.案卷排列和编号
6.装订或装盒
二.档案整理的四项原则
1.保持有机联系
2.符合文档一体化管理
3.纸质和电子的协调
4.区分文件的价值
三、档案的分类的六种方法
1、年度-机构-保管期限
2、年度-保管期限-机构
3、保管期限-年度-机构
4、机构-年度-保管期限
5、机构-保管期限-年度
6、问题-保管期限-年度
举例:年度-机构-保管期限分类图示
讨论7:您当下是如何分类的,存在哪些困惑?
四、档案的整理与立卷
1、传统档案整理流程
◆ 传统档案整理流程8步曲详解
表单5:以案卷为单位装订时所用归档式样
举例:档号式样示例01
举例:档号式样示例02
表单6:卷内文件目录
表单7:归档文件目录
表单8:案卷封面
2、新规则下档案整理流程
◆ 新规则下档案整理的6步曲详解
表单9:以件为单位装订时所用归档章式
表单10:归档章填写示例
表单11:归档文件保管期限与装订方式对照表
表单12:归档文件目录
第四讲:实战篇-档案的价值鉴定
一.决定档案保存价值的两大要素
1.社会利用
2.自身特点
二.档案价值鉴定的四种方法
1.分析档案的内容
2.分析档案的来源
3.档案的时效性
4.分析档案产生的时间
三.档案价值鉴定的工作程序
1.文件归档鉴定
2.划定文件保管期限
3.销毁无价值档案
4.档案 价值复审
四.档案的销毁
1.审批
2.执行与监督
3.后期处理
小组讨论:某公司的档案销毁的问题
表单11:归档文件保管期限与装订方式对照表
表单12:归档文件目录
小组互动2:公司档案的销毁的特别注意事项?
第五讲:实战篇-档案的保管工作
思考9:档案保管的主要主要事项有哪些?
一.保管的物质条件
1.档案库房建设的两点要求
2.档案保管设备的要求
3.档案保管装具的种类
思考10:档案对环境有什么要求
二.保管的环境秩序
1.温湿度控制与调节
表单13:库房温湿度记录表
思考11:档案日常防护有什么要求
2.库房防护的4个注意事项
举例:照片在紫外线照射下的性能变化情况
库房内档案流动过程中的措施
3.库房秩序管理
表单14:全宗保管位置参见卡
表单15:档案存放位置索引
表单16:档案库房保管档案情况的存放位置索引
表单17:档案代卷卡
三.特殊载体档案保管
1.录音录像
2.电子档案
思考12:特殊载体保管有什么要求
表单18:电子档案文件清单
小组互动3:公司档案保管要注意哪些方面
第六讲:实战篇-档案的检索
一.档案索的十种工具
1.案卷目录
2.卷内文件目录汇编
3.分类目录
4.主题目录
5.文号索引
6.专题目录
7.人名索引
8.全宗指南
9.专题指南
10.计算机检索
二.档案注目的项目
1.题名与责任说明
2.稿本与文种项
3.密级与保管期限
4.时间项
5.载体形态
6.附注与提要项
7.排检与编号项
第七讲:实战篇-档案的利用
思考13:您如何应对他人借阅档案
一.档案利用的四大问题
二.档案借阅的四大法则
三.档案制度与队伍建设
1.档案的三化管理
2.档案制度的修订与完善
3.专兼职档案员队伍建设
4.档案管理纪律要求
5.档案管理监督要求
小组互动4:公司档案利用方面有哪些特别注意事项
案例:某国有银行档案管理实例分享
第八讲:提升篇-如何做好涉密档案的管理工作
思考14:为什么要做好涉密档案的管理
视频:你的档案是怎么丢失的。
一、国家关于保密的等级
1、绝密
2、机密
3、秘密
二、档案主要的泄密渠道分析
1、办公自动化泄密
2、涉外活动泄密
3、通讯工具泄密
4、文书处理泄密
思考:如何降低风险
方法:解决以上四种泄秘的手段
三、造成泄密的原因
1、内部员工泄密
2、外部人泄密
四、泄密给个人和企业带来的损害
1、给企业带来的5个损害
2、给个人带来的5个损害
五、泄密会承担的法律后果
1、民事责任
2、行政责任
3、刑事责任
六、防止泄密的六个方法
1、涉密文件规范化
2、绝密文件场景化
3、禁止机密私有化
4、非法交易禁止化
5、减少涉密范围化
6、普通邮寄杜绝化
七、保守秘密十一准则
1、不该说的机密,绝对不说;
2、不该问的机密,绝对不问;
3、不该看的机密,绝对不看;
4、不该记的机密,绝对不记;
5、不在非保密本上记录秘密;
6、不在私人通信中涉及秘密;
7、不在公共场所中谈论秘密;
8、不在亲朋好友前谈论秘密;
9、不随意存放秘密文件资料;
10、不在普通通讯中交流机密;
11、不携带秘密出入公共场所。
课后答疑
课程收益
◆ 从理论的高度让学员全面的认识档案管理;
◆ 结合行业实际让学员了解档案管理重要性;
◆ 运用现代管理技能提升学员档案管理技巧;
◆ 通过现场讲解,让学员掌握规范管理流程;
◆ 教会学员正确的正确的发现问题并解决问题;
◆ 通过案例分析了解泄密的风险,提升档案保密意识。
课程对象
人力资源管理者、档案管理专职人员,档案管理兼职人员
课程方式
讲解、课堂互动、案例分享、实操练习、工具表单、视频分享